Controle de ponto remoto, 10 coisas a considerar

Controle de ponto remoto, 10 coisas a considerar

Oito em cada dez residências brasileiras têm acesso à internet, de acordo com a mais recente Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios (Pnad), divulgada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). 

A maior parte dos acessos se dá pelo celular, presente em 99% das casas. Isso significa que muitos brasileiros estão conectados à rede pelos dispositivos móveis, valendo-se dos serviços mais variados. 

Acompanhando a evolução tecnológica e a mudança nos padrões de consumo, até mesmo a marcação de ponto pode ser feita pelos telefones dos colaboradores – mas alguns cuidados precisam ser tomados.

Neste post, você conhece 10 fatos definitivos sobre o controle de ponto remoto ou “ponto móvel” – tecnologia que ganhou ainda mais espaço com a ampliação do regime de teletrabalho, adotada entre aqueles que puderam promover o distanciamento social durante a pandemia de coronavírus.

Vamos a eles?

  • Faça tudo de acordo com a lei

Vêm da Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego as principais diretrizes para fixação de “métodos alternativos de controle de jornada de trabalho”. A única restrição é que a utilização do novo sistema precisa ter sido aprovada na convenção coletiva da categoria – nas carreiras em que houver uma autoridade sindical.

É fundamental que a empresa tenha cumprido esta etapa junto ao seu Sindicato, para evitar sérios problemas trabalhistas.

Segundo a norma, os métodos alternativos não podem promover restrições à marcação de ponto, estimular a marcação automática do ponto, exigir previamente a marcação para sobrejornada e nem alterar ou eliminar os dados registrados pelo empregado.

  1. Como funciona o controle de ponto remoto/móvel?

Trata-se de uma modalidade de controle de frequência e assiduidade adotada em algumas  empresas, sobretudo aquelas que permitem o home office entre parte dos colaboradores, que possuem muitos funcionários em trânsito ou que têm grande número de filiais com poucos funcionários em cada uma delas.

O controle de ponto móvel acompanha em tempo real a jornada de trabalho dos colaboradores, a partir da mesma lógica dos relógios de ponto  digitais – porém de forma remota.

A marcação de jornada pode ser feita por meio de sistemas internos (o funcionário faz login na intranet e registra sua entrada) ou por meio de aplicativos para smartphone que podem ser baixados em qualquer loja dos sistemas operacionais ou simplesmente acessando um sistema em nuvem à partir de um PC .

  1. Quais as principais vantagens do controle de ponto remoto?

Acredita-se que o mundo pós-covid terá apresentado uma legião de carreiras e áreas profissionais que não precisam se deslocar nos grandes centros urbanos para trabalhar presencialmente. Por questões ligadas à produtividade e à qualidade de vida dos colaboradores, o regime presencial terá se tornado menos usual em algumas atividades laborais.

No entanto, isso não significa que o horário de expediente se tornará algo flexível ou que poderá ser desrespeitado. 

Pelo contrário – empresas que já adotam o teletrabalho em alguns ou todos os dias da semana mantêm regimes de metas rigorosos, que garantem a participação do funcionário mesmo sem o contato físico.

Uma das melhores formas de fazer este controle é monitorar o momento em que o trabalhador está à disposição da empresa, por meio do controle de ponto remoto.

Esse sistema possui custos de implementação mais baixos e um índice de eficiência expressivo.

  1. Quais as principais desvantagens do controle de ponto remoto?

A principal e mais preocupante desvantagem é a menor validade jurídica em ações trabalhistas em relação à portaria 1510/09 do Ministério do Trabalho, ao contrário desta, que é inquestionável, a portaria 373 é pouco detalhada, o que deixa muitas brechas para o surgimento de sistemas incompletos e que se mostram muito vulneráveis e questionáveis.

Embora relativamente imune a fraudes – o controle de frequência continua exclusivo e personalizado para cada colaborador – o sistema remoto não garante que o funcionário está efetivamente trabalhando em sua casa. 

Portanto, não podemos confundir o controle de ponto remoto com a garantia de eficiência, que só pode ser aferida com aquilo que o trabalhador de fato entrega no fim do dia. Isso tem mais a ver com a índole do profissional – cujas falhas ocorrerão também no regime presencial – do que na adoção do sistema remoto em si.

  1. Gestão em tempo real do colaborador

Outra possibilidade do controle de ponto pelo celular – por meio de aplicativos ou na web – é a geração instantânea e síncrona de relatórios sobre as marcações de ponto do profissional. Isso ajuda o Departamento Pessoal ou a gestão direta do colaborador a ter informações instantâneas, podendo antecipar os apontamentos, ganhando tempo para “fechar a folha” no fim do mês, com boa parte dos cálculos já feita – como horas faltas, horas extras, adicionais noturnos, ausências e intervalos.

  1. Quanto custa um sistema controle de ponto remoto?

Isso pode variar conforme o tamanho da empresa e as funcionalidades requeridas, mas em geral esses sistemas podem custar entre R$ 5 e R$ 10 por funcionário por mês, após a instalação e efetivação da funcionalidade dentro do organograma corporativo. 

Nisso já estão incluídos eventuais suportes técnicos entre outras garantias previstas em contrato.

Deve sempre ser considerado no custo total da solução a compra de smartphones de qualidade e sua manutenção ou substituição ao longo do tempo, bem como o plano de dados GPRS, o investimento nesta infraestrutura deve ser combinado e formalizado entre a empresa e o colaborador, evitando pontos de atrito futuros.

  1. E se o funcionário se esquecer de “bater o ponto”?

Ao instalar o aplicativo de controle de ponto remoto, o servidor pode autorizar notificações para ser alertado do registro do ponto, que pode se dar por senha ou leitura biométrica nos aparelhos que possuem essa funcionalidade. 

Assim, é mais provável que o trabalhador não se esqueça de registrar a entrada e saída pelo celular do que nos relógios físicos.

  1. É possível fazer o registro em dispositivos fixos?

O registro de ponto feito remotamente não pressupõe apenas a marcação de jornada pelo celular ou pelo computador do funcionário. Muitas empresas mantêm centrais de registro de ponto que funcionam remotamente (entre filiais, por exemplo), mas que na prática são fixos.

Nestes casos é mais econômico e recomendável a utilização de um Relógio de Ponto digital tradicional, que é mais barato e confiável do que um PC, Tablet ou Smartphone de boa qualidade. Nesse caso, os servidores não precisam instalar aplicativos em seus dispositivos.

  1. Como saber se a empresa precisa de um controle de ponto remoto?

Empresas com sedes fixas e que não pressupõem funcionários em trânsito ou em regime de teletrabalho não precisam de um sistema controle de ponto remoto de jornada.

Como já mencionamos, esta facilidade é mais apropriada para firmas de médio e grande porte, que possam fazer acordos e convenções com seus sindicatos, com funcionários CLT espalhados em vários pontos da cidade, do estado ou do país ou que mantêm parte dos colaboradores em home office.

Ocorre que, em decorrência da pandemia de coronavírus e do distanciamento social, alguns empregadores podem ter dispensado os trabalhadores de suas atividades presenciais por precaução. Neste caso, é sim possível e legal fazer um sistema de controle de ponto remoto temporário.

  1. É viável conciliar dois sistemas?

Sim. Empresas que mantêm efetivos operacionais e administrativos atuando simultaneamente podem adotar modelos de registro em relógio de ponto digital  e registro remoto simultaneamente. 

É importante dividir com os funcionários que a firma está adotando a modalidade híbrida, para evitar desentendimentos, e reforçar que ambos os sistemas geram relatórios confiáveis.

Agora que você já sabe muito sobre a marcação de ponto pelo celular, verifique se sua empresa se enquadra legalmente nesta funcionalidade e converse com a equipe da ControliD, líder em solução de controle de jornada no Brasil, fabricante do relógio de ponto digital Modelo iDClass e do sistema de gestão RHiD, que possui um módulo para marcações mobile completo, com fluxo de aprovações, reconhecimento facial,registro de Geolocalização e total adequação às portarias 1510 e 373. Nossa equipe de consultores  irá orientá-lo sobre a melhor forma de conduzir a marcação de jornadas, inclusive em períodos excepcionais como o que estamos vivendo.

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