Gestão de Ponto: 5 Erros Graves que Geram Prejuízos

A gestão de ponto é mais do que apenas um registro de horas de entrada e saída. É uma ferramenta estratégica que protege a empresa de riscos legais, garante a conformidade com as leis trabalhistas e otimiza a produtividade. No entanto, muitos gestores ainda negligenciam a importância desse processo, cometendo erros que podem resultar em prejuízos financeiros significativos.

1. Ausência de Controle de Jornada

O primeiro e mais grave erro é a ausência total de um sistema de gestão de ponto. Sem um registro preciso da jornada de trabalho, a empresa fica vulnerável a reclamações de horas extras não pagas, o que pode levar a processos trabalhistas caros. Embora a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) exija que empresas com mais de 20 funcionários mantenham o controle de jornada, o ideal é que mesmo as pequenas empresas façam o registro de ponto para evitar inconsistências com horas extras e problemas com o cumprimento da jornada.

2. Falha na Consolidação de Dados e Cálculos

Quando não existe a obrigatoriedade do controle de ponto, como em organizações de pequeno porte, muitas empresas utilizam métodos manuais ou planilhas para a gestão de ponto. Embora pareçam econômicas, essas abordagens são propensas a erros humanos, como a digitação incorreta de dados ou falhas nos cálculos de horas extras, adicional noturno e feriados. Além de gerar pagamentos incorretos, o que pode causar insatisfação entre os colaboradores, esses erros também podem ser usados como prova em ações judiciais, resultando em multas e indenizações.

3. Falta de Comprovantes e Relatórios

A gestão de ponto deve ser feita com total transparência e comprovantes. Se a empresa não coleta ou armazena os relatórios e comprovantes, ela perde a prova mais importante em caso de litígio. Os documentos, que mostram a veracidade das informações de entrada e saída, devem ser arquivados de maneira organizada e segura, de acordo com as leis trabalhistas. A ausência desses registros torna a defesa da empresa em uma ação judicial muito mais difícil.

4. Gestão Ineficiente de Horas Extras e Banco de Horas

A gestão de ponto envolve o controle de horas extras e do banco de horas, mas muitos empregadores não gerenciam esse processo de forma eficaz. Isso pode resultar em horas extras indevidas e não autorizadas, além de um excesso de horas não compensadas ou o uso inadequado do banco de horas. Para evitar esses problemas, é fundamental ter uma política clara e um sistema automatizado para calcular as horas extras e gerenciar o banco de horas de forma eficiente.

5. Falta de Conformidade Legal

As leis trabalhistas sobre a gestão de ponto são complexas e podem mudar. Se a empresa não se mantém atualizada, ela pode estar em desacordo com as leis e, consequentemente, sujeita a multas e ações judiciais. É fundamental utilizar um sistema de ponto que esteja em conformidade com as regras do Ministério do Trabalho e Emprego, evitando penalidades e garantindo a segurança jurídica da empresa. Além disso, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) também deve ser considerada, já que o registro de ponto lida com informações pessoais sensíveis.

A Solução para uma Gestão de Ponto Eficaz

Para evitar esses erros, a solução ideal é investir em um sistema de gestão de ponto automatizado e confiável. Essa tecnologia oferece uma série de benefícios, como:

• Precisão nos cálculos;
• Redução de erros humanos;
• Conformidade com a legislação trabalhista;
• Armazenamento seguro e organizado dos dados;
• Relatórios detalhados para análise e tomada de decisões.

Ao adotar uma abordagem proativa e investir em tecnologia, as empresas podem evitar prejuízos financeiros e garantir um ambiente de trabalho mais justo e transparente.

 

A Control iD é uma indústria especializada no desenvolvimento de hardware e software para segurança eletrônica, automação comercial e gestão de recursos humanos.

A plataforma RHiD, desenvolvida pela Control iD, é um sistema completo que permite a apuração de ponto na nuvem. Utilizando os mais modernos conceitos de SaaS (Software as a Service), o sistema dispensa a instalação e o armazenamento de informações em computadores locais, pois todos os dados podem ser acessados através de um navegador ou utilizando o aplicativo para celular.

O funcionário pode marcar o ponto e realizar solicitações direto pelo aplicativo, e o gestor pode analisar e aprovar ou rejeitar cada solicitação, tornando o processo simples e eficiente.

A colaboração em tempo real entre gestores, funcionários e equipamentos oferece maior comodidade e liberdade para monitorar a frequência dos empregados. Além disso, as atualizações do software são automáticas e disponibilizadas rapidamente aos clientes, que facilita o atendimento às constantes evoluções das leis trabalhistas.